A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)
Emitida pela fonte pagadora, que pode ser tanto pessoa física ou jurídica, seu objetivo é declarar à Receita Federal os valores de imposto de renda e outras contribuições que foram retidos com pagamentos a terceiros. O envio dessas informações para RFB é fundamental, entre muitas coisas para evitar sonegação fiscal.
A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é um documento que detalha o montante de Imposto de Renda (IR) recolhido pela fonte pagadora referente aos pagamentos realizados a seus colaboradores, bem como a outros tipos de contratados, incluindo empresas. Ela abrange o período do ano-calendário anterior à sua emissão. Assim, para o ano de 2024, a DIRF apresentará as informações dos pagamentos efetuados ao longo do ano de 2023.
Quem está obrigado a entregar a DIRF.
Anualmente, a Receita Federal estabelece as normas relacionadas à obrigação de apresentação da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).
Conforme a Instrução Normativa RFB 1990/2020, todos aqueles que, ao longo do ano-calendário de 2023, realizaram o pagamento ou o crédito de rendimentos com retenção de imposto de renda (IR) ou contribuições sociais (PIS, COFINS e CSLL), mesmo que em apenas um único mês do ano, estão sujeitos à obrigatoriedade de entrega da DIRF.
Alguns exemplos:
- Pagamento de Salários: Empresas que efetuam pagamentos a seus colaboradores com retenção de imposto de renda na fonte durante o ano-calendário de 2023.
- Honorários Profissionais: Prestadores de serviços autônomos que tenham tido retenção de imposto de renda em qualquer mês do ano de 2023.
- Aluguel com Retenção de IR: Pagamentos de aluguéis em que houve retenção de imposto de renda, mesmo que ocorrido em um único mês do ano.
- Serviços Terceirizados: Empresas que contratam serviços de pessoa jurídica, sujeitos à retenção de impostos, independentemente do número de meses em que ocorreram esses pagamentos durante 2023.
- Pró-Labore com Retenção: Retenção de imposto de renda sobre pró-labore de sócios, ainda que ocorrida em apenas um mês do ano.
Prazo para envio:
Além das situações em que a entrega da DIRF é obrigatória, é fundamental observar o prazo estipulado pela Receita Federal para cumprir essa obrigação e estar ciente das penalidades pelo não envio.
O prazo usual para a entrega da DIRF é até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente ao ano-calendário a que se refere. Portanto, para o ano de 2023, a DIRF referente a esse período deve ser entregue até o último dia útil de fevereiro de 2024.
Agora que você já conhece um pouco mais sobre a DIRF, abaixo algumas dicas do especialista.
Para empresas que que tem a folha terceirizada, é fundamental alinhar alguns pontos importantes.
- É necessária uma validação minuciosa dos dados relacionados a folha de pagamento, como total de remuneração, pensão alimentícia, assistência médica, base de bruta e Liquida do IRRF, entre outros.
- Normalmente a transmissão da DIRF é feita pela área fiscal ou contábil da empresa, por isso, combine um cronograma com seu BPO para que o arquivo da folha seja liberado com antecedência para área fiscal/contábil.
- Empresas migradas de BPO de Folha de Pagamento no ano-calendário de 2023 deverão solicitar ao antigo fornecedor o arquivo da DIRF até o último mês processado, para complementar ao arquivo processado a partir do Go-live com o novo fornecedor. Apesar de não ser obrigatório, isso ajuda a evitar divergências das informações enviadas para RFB. Com relação a entrega do informe de rendimentos para empresas migradas, nossa recomendação é sempre usar o informe da DIRF, uma vez que é a informação é mais segura.
- É fundamental lembrar que todos os colaboradores, autônomos, estagiários, pró-labores, aprendizes, ativos e inativos, devem receber o informe de rendimento. Programa-se para o envio dentro do prazo, para evitar que os colaboradores percam o prazo do envio da declaração. Para você que tem que fazer esse envio manual, considere pensar em ter um parceiro que disponibilize essas e outras informações de forma automatizada.
- A última dica, mas não menos importante é a confidencialidade dos dados. As informações da folha de pagamento são sempre sensíveis, por isso antes de enviar o arquivo para área responsável pela transmissão da DIRF, certifique-se de que estes devem ter acesso aos dados de remuneração de todos os colaboradores.
Saiba mais sobre terceirização de folha de pagamento no artigo: Terceirização de Folha de Pagamento: Impulsione a Eficiência do Seu RH
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