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Como a SUHAI otimizou seu Departamento Pessoal e Reduziu o Tempo de Processamento de folha em 80%
De uma semana há 24 horas, veja como a SUHAI Seguradora otimizou seu tempo de fechamento de sua folha de pagamento e melhorou a qualidade dos processos do Departamento Pessoal, com apoio de tecnologia avançada e dos serviços especializados da LeafPay.
Sumário
O Departamento Pessoal e sua importância
Quer saber algo que toda a organização tem em comum? Por trás de cada serviço, produto e modelo de negócio, há pessoas. E por trás dessas pessoas que tocam as iniciativas corporativas, há processos bem específicos relacionados ao Departamento Pessoal (DP).
Mês após mês, ano após ano, esses processos se repetem: fechamento da folha, registros admissionais, rescisões, décimo terceiro, férias e outras obrigações. Cada um deles possui suas particularidades, exigindo atenção a detalhes legais e as constantes atualizações na legislação.
Para garantir que todos os funcionários sejam pagos corretamente e em conformidade com a complexa legislação brasileira, além de receberem seus benefícios, férias e demais direitos de forma adequada, o Departamento Pessoal assume uma grande responsabilidade dentro das organizações. Quaisquer erros, sejam eles pequenos ou significativos, podem resultar em perdas financeiras decorrentes de multas, processos trabalhistas e encargos indevidos. Além disso, problemas recorrentes afetam diretamente a satisfação dos colaboradores, impactando negativamente a cultura organizacional, a produtividade e, consequentemente, os resultados – como um efeito dominó.
No entanto, a área de Departamento Pessoal é muitas vezes subestimada. Frequentemente, suas funções são absorvidas de forma generalista pelo RH, que acaba sobrecarregado com tarefas operacionais complexas e repetitivas.
Em outros casos, quando a gestão é terceirizada, o prestador de serviço pode não atender às expectativas em aspectos como: tecnologia, suporte e atendimento. O que pode resultar em falhas nas entregas e retrabalho. Esse foi justamente o cenário enfrentado pela SUHAI Seguradora.
SUHAI Seguradora: Os Desafios da Gestão do Departamento Pessoal
Com um serviço cobrindo todo o Brasil, mais de 150 colaboradores e um propósito claro de proteger as pessoas, a SUHAI Seguradora se destaca como uma empresa inovadora em um mercado tradicional. Seu lema, “Seguro Possível para Todos”, reflete seu compromisso em oferecer soluções acessíveis e eficientes para seus clientes. Apesar de ser uma seguradora relativamente nova no mercado – pouco mais de 10 anos – a SUHAI vem conquistando espaço com uma abordagem diferenciada e centrada no cliente.
Como parte de sua busca por eficiência e inovação, a SUHAI sempre reconheceu a importância de uma gestão eficiente do Departamento Pessoal. Para isso, contava com um prestador de serviços especializado. No entanto, mesmo com a terceirização, ainda enfrentava grandes desafios na administração da folha de pagamento e outros processos de DP.
Devido à falta de tecnologia e de uma metodologia eficiente nos serviços prestados, muitos processos precisavam ser revisados e refeitos, o que aumentava a carga de trabalho da equipe de RH. “E a principal dor, o principal desafio que a gente enfrentava com esse prestador, era falta de agilidade, principalmente na prestação de um bom atendimento.” – Diz Ana Laura, analista de RH da SUHAI, com mais de 5 anos na empresa.
Dentre os principais desafios enfrentados pela SUHAI, destacavam-se:
Retrabalho e revisões:
Retrabalho constante e necessidade de revisão minuciosa devido às inconsistências.
“Quando a folha chegava para nós, por exemplo, o que acontecia muitas vezes era ter que ficar toda vez ali analisando, revendo a folha. Então a gente tinha muito retrabalho.”
Burocracia na comunicação:
Atendimento pouco ágil e inflexível, dificultando a resolução de problemas.
“Faltava também ter essa boa comunicação com esses prestadores, nos estressava um pouco nesse quesito, porque realmente gerava muito reprocessamento. Além disso, se a gente precisasse abrir alguma exceção de algum suporte, infelizmente a gente não tinha essa flexibilidade.”
Tecnologia defasada:
O sistema apresentava quedas frequentes, comprometendo o registro de ponto e exigindo horas extras para a finalização da folha.
“E com o prestador anterior nós tínhamos. Além de todos os problemas já citados aqui, muitas das vezes, uma utilização muito grande de papel e uma falta de tecnologia.”
Esses problemas não apenas consumiam tempo e recursos, mas também afetavam outros setores, como financeiro e contabilidade, comprometendo prazos e dificultando a gestão interna.
Falhas recorrentes no sistema impediam os funcionários de registrar o ponto corretamente, desencadeando um efeito cascata na folha de pagamento e na satisfação dos colaboradores. A ausência de um suporte eficaz e um atendimento resolutivo apenas agravava a situação.
Em Busca do BPO Ideal
Diante dos desafios enfrentados, ficou claro para a SUHAI que era necessário buscar uma solução mais eficiente e inovadora para a gestão do Departamento Pessoal. O objetivo era encontrar um parceiro que não apenas garantisse a precisão e a conformidade da folha de pagamento, mas que também trouxesse tecnologia, suporte ágil e um atendimento humanizado.
Ana Laura, analista de RH da SUHAI Seguradora, conta que a busca levou a empresa até a LeafPay por meio da indicação de outros profissionais da área. Segundo ela, o diferencial da LeafPay estava não apenas no atendimento aos requisitos técnicos, mas também no suporte estruturado desde o início da parceria.
Com a expectativa de otimizar processos e eliminar as dores do passado, a SUHAI iniciou sua jornada com a LeafPay, dando o primeiro passo para uma transformação na gestão de seu Departamento Pessoal.
A contratação da LeafPay pela SUHAI
Toda mudança gera receios e expectativas, e com a adoção de um novo sistema de folha de pagamento não foi diferente. A equipe da SUHAI já havia passado por experiências frustrantes com a tecnologia anterior, o que gerava um certo ceticismo entre os colaboradores.
Ana Laura explica que, inicialmente, a ideia de uma nova plataforma gerou grande repercussão dentro da empresa, principalmente porque os funcionários estavam acostumados a um sistema que só lhes causava frustração.
Apesar dessa apreensão inicial, desde o primeiro contato com a LeafPay a equipe da SUHAI percebeu uma abordagem diferente. O atendimento foi humanizado, com suporte próximo e esclarecimentos constantes, o que trouxe segurança para a equipe de RH durante a tomada de decisão.
Ana Laura reforça que esse suporte inicial foi essencial para a tomada de decisão. “Quando a gente tem esse apoio e suporte no começo, tirando dúvidas e trazendo esclarecimentos, isso faz com que tenhamos mais segurança para avançar com a contratação”, afirma.
Implementação da LeafPay: Tecnologia e Processos
A fase de implementação de um novo sistema é sempre um momento de expectativa. Afinal, uma transição mal planejada pode gerar impactos negativos. No caso da SUHAI, a mudança foi conduzida de forma estruturada e eficiente.
Ana Laura destaca que, apesar da ansiedade natural desse tipo de processo, o suporte oferecido pela LeafPay fez toda a diferença para que a transição ocorresse sem grandes preocupações.
Entre as principais preocupações da equipe de RH estavam a migração das informações e a integridade dos dados dos colaboradores. No entanto, todas essas etapas foram concluídas sem complicações.
Além disso, um dos grandes diferenciais percebidos foi a facilidade de uso do novo sistema. A equipe não precisou passar por longas horas de treinamento, pois a plataforma se mostrou intuitiva e eficiente desde o primeiro momento.
Ana Laura ressalta que a adaptação dos colaboradores foi rápida e natural. Segundo ela, o sistema é de fácil entendimento. “Não precisávamos ficar horas treinando o pessoal. Ele é muito fluido”, diz Ana.
A mudança também foi percebida pela liderança, que passou a ter um acompanhamento muito mais ágil e transparente dos registros de ponto, folha de pagamento e informações dos colaboradores. “Hoje é muito mais fácil para os gestores acompanharem os dados da equipe. Tudo se tornou mais prático, não só para os colaboradores, mas também para nós do RH”, afirma Ana Laura.
Impactos da LeafPay na SUHAI: Resultados e Benefícios alcançados
Com a LeafPay, a SUHAI conquistou um avanço significativo na automação de processos e na redução do tempo gasto com tarefas operacionais. O que antes levava dias para ser resolvido, agora acontecia em questão de horas.
O impacto positivo da nova tecnologia também foi sentido no dia a dia dos funcionários, que agora tinham mais autonomia para gerenciar informações simples, sem precisar passar por processos burocráticos.
Ana Laura relembra um episódio que exemplifica bem essa mudança:
A reação da colaboradora foi de surpresa e alívio.
Esse foi um dos muitos momentos que reforçaram que a escolha da LeafPay foi a decisão certa. Mais do que um novo sistema, a SUHAI encontrou um parceiro estratégico que transformou a rotina do Departamento Pessoal e trouxe eficiência para toda a organização.
Compromisso e eficiência: os pilares de uma parceria de sucesso
Após a implementação da LeafPay, a SUHAI Seguradora encontrou não apenas uma solução para os desafios do Departamento Pessoal, mas um parceiro estratégico que trouxe mais eficiência, confiabilidade e tranquilidade para a gestão da folha de pagamento.
Para Ana Laura, o maior diferencial da LeafPay está no compromisso e na excelência na execução dos processos. Segundo ela, tudo funciona de maneira fluida, estruturada e sem imprevistos, permitindo que a equipe de RH tenha mais tempo para focar em atividades estratégicas.
Além disso, o atendimento, sempre próximo e humanizado, se destacou como um grande ponto positivo, garantindo que qualquer dúvida ou necessidade fosse resolvida rapidamente.
Ao final, a sensação é de segurança e tranquilidade. O que antes era um cenário de atrasos, revisões e retrabalho, hoje se tornou um fluxo ágil e eficiente, permitindo que a SUHAI continue crescendo e inovando com total confiança na gestão de seu Departamento Pessoal.
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